- استخدام out look

- استخدام out look- استخدام out look

استخدام البريد الإلكتروني في Outlook
بعد الانتهاء من هذا لشرح ستتمكن من القيام بما يلي:
 إنشاء الرسائل وتوجيهها وإرسالها.
 تنسيق نص رسالة.
 إرفاق ملف برسالة.
 التحقق من وجود رسائل بريد إلكتروني.
 قراءة الرسائل.
 الرد على الرسائل وإعادة توجيهها.
 طباعة الرسائل.
 البحث عن الرسائل.
 استدعاء الرسائل.
 حذف الرسائل.
 حفظ مسودة رسالة.
لم يعد الهاتف كما كان في الماضي هو الوسيلة الأساسية للاتصال بالآخرين مباشرةً وكذلك لم تعد الرسائل البريدية العادية كما كانت في العصور الماضية هي الوسيلة الرئيسية لإرسال الرسائل والمستندات إلى الآخرين. واليوم يتيح لك البريد الإلكتروني إمكانية الاتصال ومشاركة المعلومات مع الآخرين بشكل أسرع ومع توفير العديد والعديد من الاستخدامات أكثر من الطرق التي كانت متاحة في الماضي. يشير البريد الإلكتروني إلى أي اتصال يتم إرساله أو تلقيه من خلال أجهزة الكمبيوتر، إما عبر الإنترنت أو من خلال برنامج لإرسال الرسائل يتم استخدامه على شبكة الاتصال الداخلية أو على الإنترانت في المؤسسة.
تعتبر أنشطة إنشاء وإرسال وتلقي وقراءة رسائل البريد الإلكتروني هي الأنشطة التي سيتكرر قيامك بها غالبًا في برنامج Microsoft® Outlook يتيح البريد الإلكتروني طريقة سريعة لإرسال وتلقي الرسائل والملفات والمستندات مثل التقارير وأوراق العمل والصور.
سوف تتعلم في هذا الدرس طريقة إنشاء وعنونة وتنسيق وإرسال رسالة بريد إلكتروني. سوف تتعلم طريقة إرفاق ملف؛ والتحقق من وجود رسائل البريد الإلكتروني وقراءتها؛ والرد على الرسائل التي تلقيتها وإعادة توجيهها. سوف تتعلم أيضًا طريقة وضع علامة على الرسائل باستخدام تذكير لنفسك أو للمستلم لمتابعة الرسالة حسب تاريخ معين. سوف تتعلم كذلك طريقة طباعة والبحث عن واستدعاء الرسائل التي قمت بإرسالها. سوف تتعلم طريقة حفظ رسائل البريد الإلكتروني التي لا تكون مستعدًا لإرسالها في مسودات، وهو مجلد يقوم بتخزين الرسائل غير المكتملة. في النهاية، سوف تتعلم طريقة حذف الرسائل.
لاستكمال التمارين الموجودة بهذا الدرس، سوف تحتاج إلى استخدام الملفات المسماة Map وSyllabus في المجلد Lesson05 الموجود بداخل المجلد Part IV داخل المجلد Practice الموجود على القرص الثابت لديك الموجود داخل مجلد البرنامج التدريبي Computer Fundamentals.
هـام
لاستكمال بعض التمارين الموجودة في هذا الدرس، سوف تحتاج إلى تبادل رسائل بريد إلكتروني مع شريك بالفصل الدراسي. إذا لم يكن لديك شريك بالفصل أو إذا كنت تقوم بإنجاز التمرين بمفردك، يمكنك إرسال الرسالة إلى نفسك. قم بإدخال عنوان البريد الإلكتروني الخاص بك بدلاً من عنوان شريكك في الفصل.
إنشاء الرسائل وتوجيهها وإرسالها
إذا كنت قد قمت باستخدام برامج بريد إلكتروني أخرى، سوف تجد غالبًا أن إنشاء وإرسال الرسائل يشبه ما يتم عمله في برنامج Outlook. لإنشاء رسالة بريد جديد، انقر فوق الزر "جديد" عند استخدام المجلد "علبة الوارد". يمكنك إنشاء رسالة بريد إلكتروني جديدة من أي مجلد. أشر إلى "جديد" من القائمة "ملف" وانقر فوق "رسالة بريد" لعرض إطار رسالة بريد جديدة.
يمكن أن تكون رسالة البريد بأي طول ويمكن أن تحتوي على أية معلومات. يعرض الرسم التوضيحي التالي الإطار المستخدم لإنشاء رسالة بريد إلكتروني.

ومثلما يجب عليك كتابة عنوان على مغلف الرسالة قبل إرساله بالبريد، يجب عليك أيضًا كتابة عنوان بريد إلكتروني واحد على الأقل في المربع "إلى" بالرسالة. يمكن عنونة البريد الإلكتروني إلى أي عدد من المستلمين ويتم إرسال الرسالة إلى كافة المشتركين في نفس الوقت. لإرسال رسالة إلى عديد من المستلمين، اكتب فاصلة منقوطة بعد كل عنوان بريد إلكتروني للمستلم في المربع "إلى". بعد كتابة عنوان بريد إلكتروني أو أكثر، قم بإدخال موضوع الرسالة، اكتب الرسالة، ثم انقر فوق الزر "إرسال" ليتم إرسال الرسالة. وعادةً، تصل رسالة البريد الإلكتروني إلى علبة الوارد الخاصة بالمستلم خلال ثوانٍ بعد إرسالها.
تتوفر في برنامج Outlook ميزات ليسهل عليك عنونة رسالة بريد إلكتروني إذا كنت قد أرسلت رسالة إلى نفس المستلم من قبل أو إذا كان عنوان البريد الإلكتروني للمستلم مخزنًا في دفتر عناوين Outlook. تقوم وظيفة الإكمال التلقائي للعنونة تلقائيًا بإكمال العنوان بمجرد البدء في كتابته. إذا كان العنوان الذي يقترحه Outlook صحيحًا، اضغط مفتاح الجدولة
(Tab) لإدخال العنوان الكامل. في حالة عثور Outlook على العديد من المطابقات، فإنه يقوم بتقديم قائمة بالمطابقات الممكنة. استخدم مفاتيح الأسهم لتحديد الإدخال الصحيح ثم اضغط مفتاح الإدخال (Enter).
حسابات بريد إنترنت الإلكتروني
يدعم برنامج Microsoft Outlook 2002 العديد من أنواع حسابات بريد إنترنت الإلكتروني. تشمل أنواع الحسابات POP3 وIMAP وHTTP.
■ Post Office Protocol 3 (POP3) — نوع معروف من أنواع حسابات البريد الإلكتروني الذي يقوم ISP (موفر خدمة الإنترنت) بتوفيره. لتلقي الرسائل، قم بالاتصال بملقم البريد الإلكتروني وتحميل الرسائل إلى جهاز الكمبيوتر المحلي
الخاص بك.
■ Internet Message Access Protocol (IMAP) — يتم تخزين الرسائل على ملقم البريد الإلكتروني. عندما تقوم بالاتصال بملقم بريد إلكتروني، يمكنك قراءة رؤوس الرسائل وتحديد الرسائل المطلوب تحميلها إلى جهاز الكمبيوتر المحلي.
■ بروتوكول نقل نص تشعبي (HTTP) — يتم تخزين الرسائل واستردادها وعرضها كصفحات ويب. يعتبر MSN Hotmail خدمة بريد إلكتروني مستندة إلى الويب وتقدمها Microsoft، ويقوم بتوفير حسابات HTTP (بروتوكول نقل نص تشعبي).
تعتبر وظيفة النسخة الكربونية اختيارية: يمكنك إرسال رسالة بدون إرسال أية نسخ. وبالرغم من ذلك، توجد حالات يتم فيها الاستفادة من إمكانية إرسال نسخ من الرسالة. لإرسال نسخة من رسالة، قم ببساطة بإدخال العنوان البريدي للشخص في المربع "إلى". لإرسال رسالة إلى عديد من المستلمين، اكتب فاصلة منقوطة بعد كل عنوان بريد إلكتروني للمستلم. عندما يتلقى مستلم النسخة الكربونية الرسالة، يظهر عنوان هذا المستلم في رأس الرسالة كنسخة كربونية.
يعتبر موضوع الرسالة عادةً وصفًا مختصرًا للمعلومات الموجودة بالرسالة. سوف يرى كل مستلمي الرسالة رأس الرسالة عندما تصل الرسالة إلى علب الوارد لديهم. يتضمن رأس الرسالة اسم المرسل وموضوع الرسالة وتاريخ ووقت إرسال الرسالة. تتيح هذه المعلومات للمستلمين إمكانية التعرف سريعًا على الغرض من رسالة البريد الإلكتروني بدون فتح الرسالة. إذا لم تكتب موضوعًا للرسالة، يقوم برنامج Outlook بتحذيرك من أن الرسالة ليس لها موضوع قبل أن تقوم بإرسالها.
هام
بالرغم من أنك قمت بالنقر فوق الزر "إرسال"، لا يعني هذا بالضرورة أن الرسالة لم يتم إرسالها عبر الإنترنت (أو عبر الإنترانت) حتى الآن. وفقًا للإعدادات الافتراضية، يتصل برنامج Outlook بالملقم الخاص بك (مجموعة العمل أو الشركة أو موفر خدمة إنترنت) ليتم إرسال وتلقي البريد الإلكتروني كل 10 دقائق. وبالنسبة للرسائل التي تم إرسالها ولكنها لم تصل إلى الملقم يتم تخزينها في مجلد علبة الصادر، وهو مجلد يوجد الاختصار الخاص به في مجموعة "الاختصارات" على شريط Outlook. لإرسال الرسائل وتلقيها على الفور، انقر فوق الزر "إرسال/تلقي". يقوم هذا الإجراء بإنشاء الاتصال بين جهاز الكمبيوتر الخاص بك وبين الملقم، ويتم إرسال كل رسائل البريد الإلكتروني واسترداد أية رسائل موجودة على الملقم لك. لتجنب أي تأخير أثناء أداء التمارين في هذا الكتاب، انقر فوق الزر "إرسال/تلقي" فورًا بعد النقر فوق الزر "إرسال".
تنسيق رسالة
لا تعتبر المظاهر كل شيء، ولكن الرسالة التي لها مظهر جيد تترك انطباعًا إيجابيًا على المستلم. يستخدم برنامج Outlook 2002 برنامج Microsoft Word كمحرر بريد إلكتروني افتراضي، مع توفير إمكانيات خيارات تنسيق برنامج Word لتكون في متناول يديك. يمكن لعدة نقرات باستخدام الماوس تطبيق التنسيق الذي يقوم بتمييز المعلومات أو لإضفاء البريق على رسالتك لتكون مميزة وسط العديد من الرسائل التي تملأ كثيرًا من علب الوارد.
يبدو شريط الأدوات "تنسيق" مألوفًا إذا كنت تستخدم برنامج Microsoft Word. يوفر لك شريط الأدوات "تنسيق" إمكانية تطبيق التنسيقات التي تقوم بإنشاء صورة تريد تقديمها. قم بتلوين اسم المنتج الخاص بك. كذلك اجعل تواريخ أي مؤتمر تبدو بخط عريض حتى يتمكن المستلمون من رؤيتها بلمحة سريعة. قم بتمييز الأرقام الهامة في تقرير مبيعات. قم بتأكيد ما تقوله من خلال استخدام قائمة نقطية. تعتبر الخيارات المتاحة لك غير محدودة.

يعتبر تطبيق التنسيق أمرًا سهلاً. اكتب نص رسالة البريد الإلكتروني في المساحة المخصصة لكتابة الرسالة. حدد النص المطلوب تنسيقه. انقر فوق الزر المناسب في شريط الأدوات "تنسيق". يكتسب النص المحدد التنسيق الجديد على الفور.
يمكنك تضمين عنوان موقع ويب في رسالة بريد إلكتروني. عندما يقوم المستلم بنقر عنوان الويب، يبدأ عنوان الويب تشغيل مستعرض ويب الافتراضي ويقوم بعرض موقع الويب. يساعد تضمين عنوان موقع ويب في الرسالة نظرًا لأن المستلم لا يحتاج إلى الخروج من الرسالة ليقوم بفتح مستعرض ويب وكتابة عنوان موقع الويب للوصول إلى الموقع. لتضمين عنوان موقع ويب في رسالة، قم فقط بكتابته في الرسالة. يقوم برنامج Outlook تلقائيًا بتنسيق العنوان (أو URL، وهو اختصار لعبارة Uniform Resource Locator "محدد مواقع المعلومات") على شكل ارتباط إلى صفحة ويب — على سيبل المثال، www.microsoft.com.
وضع علامة للرسائل
من الضروري أحيانًا تذكير نفسك أو إعلام المستلمين بأهمية رسالة تقوم بإرسالها. ومن المحتمل أنك قمت بإرسال رسالة حول حدث له موعد أخير محدد أو قمت بطلب إدخال حول موضوع معين. يمكنك وضع علامة على الرسالة لتذكير نفسك بمتابعة موضوع ما أو يمكنك وضع علامة على رسالة صادرة تحتوي على طلب من شخص آخر للمتابعة من خلال رد.
عندما تقوم بإنشاء رسالة جديدة، انقر فوق الزر "إشارة رسالة" على شريط أدوات الرسالة في إطار الرسالة. يتم عرض مربع حوار يتيح لك إمكانية تحديد السبب الذي قمت من أجله بوضع إشارة على الرسالة، مثل طلب رد وطلب إجراء متابعة وتحديد أن الاستجابة غير ضرورية. يمكنك أيضًا تعيين تاريخ الاستحقاق لإجراء المتابعة. عندما يتلقى مستلم رسالة تحتوي على إشارة، يتم عرض الغرض من الإشارة في أعلى الرسالة. إذا تم تعيين التاريخ، يظهر التاريخ أيضًا.
تظهر الرسالة في صندوق وارد المستلم إما بإشارة حمراء للإشارة إلى أنه لا زالت هناك حاجة لاتخاذ إجراء، أو بإشارة رمادية اللون للإشارة إلى أن الطلب مكتمل.
تقوم في هذا التمرين بإنشاء رسالة وإرسالها إلى شريك في الفصل الدراسي.
1 من داخل Inbox "علبة الوارد" انقر فوق الزر "رسالة بريد جديدة" من شريط الأدوات "قياسي".
يتم عرض إطار رسالة.
2 في المربع "إلى"، اكتب عنوان البريد الإلكتروني لشريكك في الفصل أو اكتب عنوان بريدك الإلكتروني إذا كنت تعمل بمفردك.
3 اضغط مفتاح الجدولة (Tab) مرتين.
يتم تحريك نقطة الإدراج إلى مربع "الموضوع".
4 اكتب التذكير بالنزهة ثم اضغط مفتاح الإدخال (Enter).
يتم إدخال الموضوع وتحريك نقطة الإدراج إلى المساحة المخصصة لكتابة الرسالة.
5 اكتب يرجى تذكر أن نزهتنا الخلوية السنوية الخامسة ستنطلق يوم السبت الموافق السادس من يونيو.
يحتوي إطار الرسالة على كافة المعلومات الضرورية.

6 على شريط أدوات الرسالة في إطار الرسالة، انقر فوق الزر "إرسال".
يتم إرسال الرسالة إلى المستلم.
إرفاق ملف برسالة
في بيئات العمل التي تسير بخطى سريعة في الوقت الحالي، أنت بحاجة إلى نقل المعلومات إلى العديد من الأشخاص في وقت قصير. على سبيل المثال، مدير المبيعات في Adventure Works، وهو منتجع لقضاء الإجازات، يرغب في توزيع مصنفات تقديرات المبيعات التي تم إنشاؤها باستخدام برنامج Microsoft Excel على المديرين الآخرين في المنتجع. بدلاً من توزيع نسخ مطبوعة أو إعادة كتابة محتويات هذه المستندات في رسالة بريد إلكتروني، يمكن لمدير المبيعات إرسال ملف المصنف على شكل مرفق — وهو مستند خارجي يتم تضمينه كجزء من رسالة—وإرسال الرسالة والمرفق إلى كافة المستلمين في نفس الوقت.
يمكن أن يكون المرفق ملف، وهو مستند تم تخزينه على قرص أو عنصر آخر في Outlook. يمكن أن يكون نوع الملف من أي نوع من أنواع المستندات، مثل مستند Microsoft Word أو جدول بيانات تم إنشاؤه باستخدام برنامج Excel أو صورة. العنصر هو كائن في Outlook، مثل جهة اتصال أو مهمة أو ملاحظة. سوف تتعلم طريقة إنشاء واستخدام عناصر Outlook هذه وكذلك العناصر الأخرى لاحقًا في هذا البرنامج التدريبي.
يظهر المرفق المحدد في حقل جديد، وهو المربع "إرفاق" الموجود أسفل مربع "الموضوع". يتم عرض المرفق على شكل رمز، أو تمثيل رسومي للملف المرفق. يتم أيضًا عرض اسم الملف وحجمه. عندما تقوم بإرسال الرسالة، يمكن للمستلم النقر المزدوج فوق الرمز لفتح وعرض الملف أو العنصر.
لإرفاق ملف برسالة، قم بإنشاء الرسالة كما ترغب ثم انقر فوق الزر "إدراج ملف" في شريط أدوات الرسالة الموجود في إطار الرسالة.
انتقل إلى المجلد الذي يحتوي على الملف، وانقر فوق اسم الملف ثم انقر فوق الزر "إدراج". قم بتكرار هذا الإجراء لإرفاق عدة ملفات برسالة.
لإرفاق عنصر في Outlook برسالة، انقر فوق السهم للأسفل بجوار الزر "إدراج عنصر" في شريط أدوات الرسالة. حدد العنصر ليتم عرض مربع الحوار "إدراج عنصر". في قائمة "بحث في" انقر فوق اسم المجلد لنوع عنصر Outlook مثل جهة اتصال، الذي تريد إرفاقه. في قائمة "العناصر" في الجزء السفلي، انقر فوق العنصر الذي تريد إرفاقه ثم انقر فوق "موافق". يتم عرض الرمز الذي يمثل عنصر Outlook الذي تم إرفاقه في المربع "إرفاق".
تعيين أفضلية الرسالة
يمكنك أيضًا تعيين أفضلية رسالة. عندما تقوم بوضع إشارة على رسالة كرسالة ذات أولوية قصوى، يظهر رأس الرسالة في علبة وارد المستلم وبه علامة تعجب حمراء، تعني أنك تريد من المستلم الرد على الرسالة أو قراءتها في أسرع وقت ممكن. عندما تقوم بوضع إشارة على رسالة كرسالة ذات أهمية منخفضة، يظهر سهم أزرق يشير إلى أسفل في رأس الرسالة، للإشارة إلى أن المستلم يمكنه الرد على أو قراءة الرسالة عندما يسمح الوقت بذلك.
لوضع إشارة على الرسالة كأهمية عالية أو منخفضة:
■ على شريط الأدوات "قياسي" الموجود في إطار الرسالة، انقر فوق "الأهمية:". يظهر الزر "عالية" (يتم الإشارة إليه بعلامة تعجب حمراء).
أو
■ على شريط الأدوات "قياسي" الموجود في إطار الرسالة، انقر فوق "الأهمية:". يظهر الزر "منخفضة" (يتم الإشارة إليه بسهم أزرق متجه إلى أسفل).
تقوم في هذا التمرين بإنشاء رسالة وإرفاق صورة بالرسالة وإرسال الرسالة والملف المرفق إلى المستلم.
1 من شريط الأدوات "قياسي"، انقر فوق الزر "رسالة بريد جديدة".
يتم عرض إطار رسالة.
2 في المربع "إلى" اكتب عنوان البريد الإلكتروني للمستلم.
3 اضغط مفتاح الجدولة (Tab) مرتين واكتب دعوة إلى نزهة في مربع "الموضوع".
4 اضغط مفتاح الإدخال (Enter). في المساحة المخصصة لكتابة الرسالة، اكتب أتمنى رؤيتك في النزهة يوم السادس من يونيو الساعة 1 ظهرًا. للحصول على اتجاهات الوصول إلى الحديقة الدولية، رجاء مراجعة الخريطة المرفقة. أراك هناك!
5 من شريط أدوات الرسالة الموجود في إطار الرسالة، انقر فوق الزر "إدراج ملف".
يتم عرض مربع الحوار "إدراج ملف".
6 انقر فوق السهم للأسفل "بحث في"، انتقل إلى المجلد Unlimited Potential الموجود على القرص الثابت.
7 انقر نقرًا مزدوجًا فوق المجلد Practice من داخل المجلد Computer Fundamentals.
8 انقر نقرًا مزدوجًا فوق المجلد Part VI، ثم المجلد Lesson05.

9 انقر نقرًا مزدوجًا فوق الملف Map لإرفاقه برسالة البريد الإلكتروني.
يقوم برنامج Outlook بإرفاق الملف Map برسالة البريد الإلكتروني ويتم إغلاق مربع الحوار "إدراج ملف". يجب أن تظهر الشاشة لديك مشابهة للتالي:

10 على شريط أدوات الرسالة في إطار الرسالة، انقر فوق الزر "إرسال".
يتم إرسال الرسالة إلى المستلم.
التحقق من وجود رسائل بريد إلكتروني
يقوم برنامج Outlook بإرسال البريد الإلكتروني كل 10 دقائق، وكذلك يقوم بالتحقق من وجود البريد الإلكتروني الجديد كل 10 دقائق. سوف تتعلم لاحقًا في هذا البرنامج التدريبي طريقة تغيير هذا الإعداد إلى فاصل زمني أطول أو أقصر. يمكن التحقق يدويًا من وجود الرسائل في أي وقت. ببساطة من شريط الأدوات "قياسي" انقر فوق الزر "إرسال/تلقي". تظهر أية رسائل موجودة على ملقم البريد في المجلد علبة الوارد.
هـام
بريد داخلي — عبارة عن بريد إلكتروني يتم إرساله عبر شبكة اتصال محلية (LAN) أو إلى ملقم Microsoft Exchange Server — ويتم دائمًا إرساله فورًا. ومع ذلك، عندما تقوم بإرسال بريد إلكتروني إلى شخص ما غير متصل بشبكة الاتصال المحلية أو ملقم Microsoft Exchange Server، فإنك تقوم بإرسال الرسالة من خلال الإنترنت. يقوم ملقم البريد التابع لموفر خدمة الإنترنت الخاص بك بوضع الرسائل الواردة في قائمة انتظار بريد. تعتبر قائمة انتظار البريد قائمة بالرسائل التي تلقيتها عبر ملقم بريد تم تنظيمها بترتيب الرسائل الذي تم به تلقي الرسائل. وتبعًا لهذا الترتيب، يتم إرسال الرسائل بالترتيب الذي تلقى الملقم به تلك الرسائل. أحيانًا، يعني هذا أنه يجب عليك الانتظار لفترة وجيزة كي تتلقى رسالة بريد تم إرسالها عن طريق الإنترنت إليك.
تقوم في هذا التمرين بالتحقق من رسائل بريد إلكتروني واردة.
1 عند الضرورة، على شريط Outlook انقر فوق شريط المجموعة اختصارات Outlook ثم انقر فوق الاختصار Inbox "علبة الوارد".
يتم عرض محتويات المجلد "علبة الوارد". يتم عرض رؤوس الرسائل في الجزء العلوي من إطار الرسالة للرسائل التي تلقيتها بالفعل.

2 من شريط الأدوات "قياسي"، انقر فوق الزر "إرسال/تلقي".
يتم عرض شريط تقدم يشير إلى أن برنامج Outlook يقوم حاليًا بإرسال وتلقي الرسائل لفترة قصيرة قبل ظهور رؤوس الرسائل في الجزء العلوي من إطار الرسالة. لقد قمت أنت أو شريكك في الفصل الدراسي بإنشاء وإرسال الرسائل في تمارين سابقة.
قراءة الرسائل
وفقًا للإعدادات الافتراضية، يتم عرض جزء المعاينة عندما تقوم بفتح مجلد "علبة الوارد". يقع جزء المعاينة أسفل المجلد "علبة الوارد". لقراءة نص رسالة في جزء المعاينة، انقر فوق رأس الرسالة في المجلد "علبة الوارد". يتم عرض الرسائل التي قرأتها محتوية على رمز مغلف مفتوح إلى يسار رأس الرسالة، بينما تظهر الرسائل غير المقروءة محتوية على رمز مغلف مغلَق. إذا لم يتم عرض جزء المعاينة، انقر نقرًا مزدوجًا فوق رأس الرسالة لفتح الرسالة في إطار منفصل.
تم تحسين ميزة المعاينة في برنامج Outlook 2002، قم بتحديد معاينة تلقائية من القائمة "عرض". يتم عرض ما يصل إلى ثلاثة أسطر من كل رسالة موجودة في المجلد "علبة الوارد" مباشرةً أسفل رأس الرسالة. يتيح لك هذا إمكانية الفحص السريع للوصول إلى الرسائل الهامة وقراءة رسالة بدون فتح في إطار منفصل. تتضح فائدة المعاينة التلقائية عندما تتلقى عددًا كبيرًا من الرسائل كل يوم وتريد أن تفحصها سريعًا لتحديد أي الرسائل التي سوف تقرأها أولاً. يمكنك تحديد رسائل البريد الإلكتروني غير الهام التي لها رؤوس خادعة.
يعرض جزء المعاينة رأس الرسالة بالكامل ويوفر شريط تمرير لاستعراض الرسالة بأكملها. يمكنك أيضًا فتح مرفق في جزء المعاينة. في الزاوية العلوية اليمنى من جزء المعاينة، انقر فوق رمز مشبك الورق، ثم انقر فوق المرفق.
يتم تبديل تشغيل/إيقاف تشغيل الأوامر معاينة تلقائية وجزء المعاينة الموجودة بالقائمة. يعني ذلك أنك إذا قمت بالنقر فوق أحد هذين الأمرين عندما تكون الميزة قيد التشغيل، يتم إيقاف تشغيل الميزة. وإذا قمت بالنقر فوق أحد هذين الأمرين عندما لا تكون الميزة قيد التشغيل، يتم تشغيل الميزة. قم بتحديد "معاينة تلقائية" أو "جزء المعاينة" من القائمة "عرض" لتبديل كل ميزة.

تقوم في هذا التمرين بقراءة رسائل البريد الإلكتروني التي أرسلها شريكك في الفصل إليك.
1 انقر فوق رأس الرسالة نزهة خلوية.
يتم عرض الرسالة في "جزء المعاينة".
2 انقر نقرًا مزدوجًا فوق رأس الرسالة دعوة إلى نزهة خلوية.
يتم عرض الرسالة في إطار منفصل. لاحظ رمز المرفق في الرسالة.
3 انقر نقرًا مزدوجًا فوق رمز مرفق الخريطة في إطار الرسالة.
يتم عرض الخريطة في إطار منفصل من خلال التطبيق الذي يستخدمه جهاز الكمبيوتر الخاص بك لعرض الرسومات.
4 في الزاوية العلوية اليمنى من الإطار الذي يحتوي على الخريطة، انقر فوق الزر "إغلاق".
يتم إغلاق التطبيق.
5 في الزاوية العلوية اليمنى من إطار الرسالة، انقر فوق الزر "إغلاق".
يتم إغلاق الرسالة.
الرد على الرسائل وإعادة توجيهها
إذا تلقيت أحد الإعلانات من خلال البريد العادي، قد تقرأه أو تتجاهله. وإذا قمت بتلقي رسالة من أحد الأصدقاء عبر البريد العادي، قد ترد عليها من خلال كتابة رد وإرساله إلى صديقك.
يشبه البريد الإلكتروني البريد العادي إلى حد كبير. أحيانًا سوف تقرأ رسالة بريد إلكتروني بدون الرد على الرسالة. وفي أوقات أخرى، سوف تقوم بالرد على رسائل البريد الإلكتروني التي يرسلها إليك الأصدقاء وزملاء العمل. يتضمن الرد الذي يتم إرساله الرسالة الأصلية ونص إضافي تقوم بكتابته، إن وجد. سوف يرى المستلم النص رد: والموضوع الأصلي في رأس الرسالة. عندما تقوم بالرد على رسالة،
تتم عنونة الرد تلقائيًا إلى المرسل. إذا تم إرسال الرسالة الأصلية إليك وإلى عديد من المستلمين الآخرين، يمكنك اختيار الرد على المرسل وكل المستلمين الآخرين.
بعد أن تتلقى رسالة بريد إلكتروني، قد تقرر أن المعلومات التي تتضمنها الرسالة سوف تكون مفيدة بالنسبة للآخرين. إذا كان الأمر كذلك، يمكنك إعادة توجيه الرسالة إلى مستلمين آخرين. يتيح لك إعادة توجيه الرسالة إمكانية إرسال الرسالة إلى أشخاص لم يكونوا موجودين أصلاً في قائمة المستلمين. ببساطة انقر فوق الزر "إعادة توجيه" من شريط الأدوات "قياسي" في المجلد "علبة الوارد"، اكتب عناوين البريد الإلكتروني للمستلمين الإضافيين في المربع "إلى" وانقر فوق الزر "إرسال". يمكنك أيضًا كتابة معلومات إضافية في بداية الرسالة المعاد توجيهها قبل إرسالها.
تقوم في هذا التمرين بالرد على الرسالة التي تلقيتها وإعادة توجيهها إلى شخص آخر.
1 في المجلد "علبة الوارد"، تحقق من تحديد رأس الرسالة دعوة إلى نزهة خلوية.
2 على شريط الأدوات "قياسي"، انقر فوق الزر "رد".
يتم عرض إطار للرد يحتوي على الرسالة الأصلية. تكون نقطة الإدراج بالفعل في المساحة المخصصة لكتابة الرسالة.
3 في المساحة المخصصة لكتابة الرسالة، اكتب نعم سوف أذهب إلى النزهة.
4 من شريط الأدوات "قياسي" في إطار الرسالة، انقر فوق الزر "إرسال".
يتم إرسال الرد إلى شريكك في الفصل الدراسي.
5 من شريط الأدوات "قياسي"، انقر فوق الزر "إرسال/تلقي".
يصل رد من شريكك في الفصل الدراسي إلى مجلد "علبة الوارد".
6 في المجلد "علبة الوارد"، انقر فوق رأس الرسالة دعوة إلى نزهة خلوية مرة أخرى.
7 انقر فوق الزر "إعادة توجيه" الموجود على شريط الأدوات.
يتم فتح إطار إعادة التوجيه مع عرض الرسالة الأصلية.
8 في المربع "إلى"، اكتب عنوان البريد الإلكتروني لعضو آخر في الفصل الدراسي غير شريكك في الفصل الدراسي.
9 من شريط الأدوات "قياسي" في إطار الرسالة، انقر فوق الزر "إرسال".
يتم توجيه الرسالة إلى عضو في الفصل الدراسي.
10 من شريط الأدوات "قياسي"، انقر فوق الزر "إرسال/تلقي".
تصل رسالة معاد توجيهها من عضو في الفصل الدراسي إلى المجلد "علبة الوارد".
تلميح
يمكنك أيضًا الرد على رسالة أو إعادة توجيهها من خلال النقر فوق "رد" أو "إعادة توجيه" من القائمة "إجراءات".
طباعة الرسائل
من الملائم غالبًا طباعة نسخة من رسالة حتى يمكنك قراءتها في أي وقت لا تستخدم فيه جهاز الكمبيوتر أو حتى يمكنك إعطاء الرسالة المطبوعة لشخص ما ليس لديه إمكانية الوصول إلى البريد الإلكتروني. على سبيل المثال، اكتشف موظفو Adventure Works أنه من المفيد طباعة نسخة من رسالة توضح الاتجاهات إلى النزهة الخاصة بالشركة حتى يتمكنوا من اتباع الاتجاهات إلى الحديقة.
يمكنك أيضًا طباعة مرفقات الرسائل إذا كان التطبيق المستخدم لإنشاء المرفق قد تم تثبيته على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. يمكنك طباعة مرفق من خلال فتح المرفق واستخدام الأمر "طباعة" من البرنامج الذي قمت باستخدامه لفتح المرفق. يمكنك أيضًا النقر بزر الماوس الأيمن فوق رمز المرفق في إطار الرسالة ثم النقر فوق "طباعة" من القائمة المختصرة. تتم طباعة المرفق باستخدام الطابعة الافتراضية لجهاز الكمبيوتر الخاص بك.
يتضمن برنامج Outlook عدة خيارات لطباعة رسائل البريد الإلكتروني عند استخدام المجلد "علبة الوارد". يمكن طباعة الرسالة بأحد نمطين "نمط الجدول" أو "نمط المذكرة". إذا كنت تقوم بالطباعة باستخدام نمط الجدول، يحتوي المستند على قائمة بالرسائل بتنسيق جدول يشبه مجلد "علبة الوارد" ويتم سرد رؤوس الرسائل الموجودة حاليًا في المجلد "علبة الوارد" أسفل عناوين الأعمدة، مثل "من" و"الموضوع" و"تاريخ التلقي". إذا كنت تقوم بالطباعة باستخدام "نمط المذكرة"، يحتوي المستند على اسمك في أعلى الصفحة ومعلومات حول الرسالة (المرسل وتاريخ ووقت إرسال الرسالة والمرسل إليه وموضوع الرسالة)، تتم طباعة الرسالة الفعلية بعد كل ذلك.
حدد "إعداد الصفحة" من القائمة "ملف" ليتم فتح مربع الحوار "إعداد الصفحة". يتيح لك هذا إمكانية معاينة نمط الصفحة وحجم الأعمدة والصفوف (في حالة تحديد "نمط الجدول") والخطوط التي ستتم بها طباعة الرسائل. انقر فوق علامة التبويب "الورق" في مربع الحوار "إعداد الصفحة" لتغيير نوع الورق وتحديد نمط الصفحة. تتضمن خيارات الورق الأنواع letter وlegal وA4. تتضمن أنماط الصفحة نمطي Day-Timer وFranklin Day Planner.
تقوم في هذا التمرين بطباعة رسالة بريد إلكتروني باستخدام "نمط المذكرة" وإعداد برنامج Outlook لطباعة رسالة بريد إلكتروني والمرفق الخاص به.
1 في "علبة الوارد"، انقر فوق عنوان الرسالة التذكير بالنزهة.
يتم تحديد رأس الرسالة التذكير بالنزهة.
2 على شريط الأدوات "قياسي" انقر فوق الزر "طباعة".
تتم طباعة نسخة واحدة من رسالة البريد الإلكتروني.
3 انقر فوق رأس الرسالة الأصلية دعوة إلى نزهة.
4 من القائمة "ملف"، انقر فوق "طباعة".
يظهر مربع الحوار "إعداد الصفحة". سوف تختلف الخيارات في مربع الحوار إذا اخترت "نمط الجدول".

5 في القسم "خيارات الطباعة" الموجود بمربع الحوار، حدد خانة الاختيار "طباعة الملفات المرفقة" ثم انقر فوق "موافق".
يقوم برنامج Outlook بطباعة رسالة البريد الإلكتروني وطباعة المرفق.
البحث عن الرسائل
إذا قمت بإرسال وتلقي كثير من الرسائل بانتظام، قد تحتوي مجلدات "علبة الوارد" (علبة الوارد) والعناصر المرسلة على عشرات أو حتى مئات الرسائل. قد تحتاج أحيانًا إلى تعقب رسالة معينة تم إرسالها إلى مستلم أو رسالة تم تلقيها من عنوان بريد إلكتروني معين. على سبيل المثال، أعلن أحد الموظفين الجدد أنه لم يتلقى الاتجاهات إلى مكان النزهة. قام المرسل بفتح مجلد "العناصر المرسلة" والبحث عن كلمة أو عبارة أساسية (مثل اتجاهات النزهة) وذلك عن معرفة بوجود هذه الكلمات في الرسالة. يقوم المرسل بإعادة توجيه الرسالة إلى الموظف الذي لم يتلقى الاتجاهات.
تقوم في هذا التمرين بالبحث عن الرسائل التي تحتوي على الكلمة اتجاهات.
1 على شريط الأدوات "قياسي" انقر فوق الزر "بحث".
يتم عرض الجزء الخاص بالقائمة المنسدلة "بحث في مجلد "علبة الوارد".
2 في المربع "بحث عن"، اكتب اتجاهات.
3 حدد الموقع المطلوب البحث فيه.
4 انقر فوق الزر "البحث الآن".
يتم عرض النتائج. يتم فقط سرد الرسائل التي تحتوي على الكلمة اتجاهات.

5 انقر فوق الزر "إغلاق" في جزء "البحث عن عناصر".
يتم إغلاق الجزء.
استدعاء الرسائل
إذا كنت تستخدم جهاز كمبيوتر متصل بشبكة اتصال تستخدم ملقم Microsoft Exchange Server، يمكنك استدعاء رسالة وإرسال هذه الرسالة بعد تحديثها. استخدم هذه الميزة لإعادة إصدار المعلومات التي قد تم إرسالها بشكل غير صحيح في المرة الأولى أو لاسترداد الرسائل التي تم إرسالها إلى المستلم غير المقصود. على سبيل المثال، قام المدير المسؤول عن الأنشطة الترفيهية في Adventure Works بإرسال رسالة إلى فريق التخطيط للإعلان عن حدث قادم وعن طريق الخطأ قام بكتابة تاريخ غير صحيح للحدث. ثم قام باستدعاء الرسالة وتصحيح التاريخ ثم إرسال الرسالة التي تم تصحيحها.
يجب أن تستوفي الرسالة المطلوب استدعاؤها أربعة معايير. يجب أن يكون المستلم قد قام بتسجيل الدخول إلى شبكة الاتصال. يجب أن يستخدم المستلم برنامج Microsoft Outlook. يجب أن تكون الرسالة موجودة في مجلد "علبة الوارد" لدى المستلم. يجب أن لا يكون المستلم قد قام بقراءة الرسالة.
لاستدعاء رسالة، يجب اتباع الخطوات التالية:
1 قم بفتح المجلد "العناصر المرسلة".
2 انقر نقرًا مزدوجًا فوق الرسالة المطلوب استدعاؤها.
3 انقر فوق "استدعاء هذه الرسالة" من القائمة "إجراءات".
4 اختر حذف الرسائل غير المقروءة أو حذف الرسائل غير المقروءة وإرسال رسالة بديلة.
5 انقر فوق "موافق" ليتم استدعاء الرسالة.
حذف الرسائل
بعد قراءة الرسائل الجديدة، يمكنك ترك هذه الرسائل في المجلد "علبة الوارد". ومع ذلك، سوف تجد أنه بمرور الوقت يمكن أن يصبح مجلد "علبة الوارد" مزدحمًا إذا لم تقم بتنظيمه أو إزالة الرسائل بانتظام. يمكن اختيار حذف رسائل البريد الإلكتروني القديمة من خلال النقر فوق رأس الرسالة ثم النقر فوق الزر "حذف" على شريط الأدوات "قياسي" أو من خلال ضغط مفتاح الحذف (Delete).
عندما تقوم بحذف الرسائل، لا يتم حذفها بشكل نهائي من برنامج Outlook. وبدلاً من ذلك يتم وضع الرسائل في المجلد العناصر المحذوفة حتى تقوم بتقرير إفراغ هذا المجلد. هذا الإجراء الوقائي يجعل من السهل استعادة الرسائل الخاصة بك إذا كنت قد حذفتها عن طريق الخطأ أو إذا كنت تعلم أنك ما زلت بحاجة إلى رسائل محذوفة محددة.
تقوم في هذا التمرين بحذف رسالة من المجلد "علبة الوارد" وإفراغ المجلد "العناصر المحذوفة".
1 في "علبة الوارد"، انقر فوق عنوان الرسالة التذكير بالنزهة.
2 على شريط الأدوات "قياسي"، انقر فوق الزر "حذف".
يتم نقل الرسالة إلى المجلد "العناصر المحذوفة".
3 من "قائمة المجلدات" انقر فوق "العناصر المحذوفة".
يتم فتح مجلد "العناصر المحذوفة"، مع عرض الرسالة التي قمت بحذفها.
4 انقر فوق الرسالة.
يتم تحديد الرسالة.
5 اضغط مفتاح الحذف (Delete).
يسألك مربع التنبيه لتأكيد الحذف.
6 انقر فوق "نعم".
يتم إزالة العناصر من مجلد "العناصر المحذوفة" وحذفها بشكل نهائي.
حفظ المسودات
إذا أعاقك شيء عن إنشاء رسالة، يمكنك حفظها في مجلد "المسودات". يمكنك إكمال الرسالة وإرسالها في وقت لاحق. ويمكنك إنشاء مسودة لرسالة بطريقتين:
■ في الزاوية العلوية اليمنى من إطار الرسالة، انقر فوق الزر "إغلاق". سوف يسألك برنامج Outlook إذا ما كنت تريد حفظ الرسالة. انقر فوق "نعم" لحفظ الرسالة بدون إرسالها.
أو
■ على شريط الأدوات "قياسي" في إطار الرسالة، انقر فوق الزر "حفظ" ثم انقر فوق الزر "إغلاق" في الزاوية العلوية اليمنى من إطار الرسالة.
لاسترداد مسودة حتى تتمكن من إكمال الرسالة وإرسالها يجب اتباع ما يلي:
1 قم بعرض "قائمة المجلدات" ثم انقر فوق المجلد "مسودات".
2 انقر نقرًا مزدوجًا فوق الرسالة ليتم فتحها.
3 أكمل الرسالة أو قم بتحريرها وأرسلها بالطريقة التي تقوم بها دائمًا.
ملخص الدرس
تعرفت في هذا الدرس على بعض إمكانيات البريد الإلكتروني في برنامج Outlook، بما في ذلك إنشاء رسائل البريد الإلكتروني وحفظها وإرسالها. لقد تعلمت طريقة قراءة رسالة وطريقة الرد على الرسائل وإعادة توجيهها. تعلمت أيضًا طريقة تضمين مرفق في رسالة بريد إلكتروني والبحث عن رسالة وحذف رسالة ونقل العناصر بين المجلدات.
إذا كنت ترغب في المتابعة والانتقال إلى الدرس التالي:
■ في الزاوية العلوية اليمنى من "قائمة المجلدات"، انقر فوق الزر "إغلاق".
يتم إغلاق "قائمة المجلدات".
إذا كنت لا ترغب في المتابعة والانتقال إلى دروس أخرى قم بإجراء ما يلي:
■ في الزاوية العلوية اليمنى من "قائمة المجلدات"، انقر فوق الزر "إغلاق".
يتم إغلاق "قائمة المجلدات".
الامتحان القصير
1 كيف يمكنك البحث عن الرسائل في برنامج Outlook يدويًا دون انتظار إرسال أو تلقي الرسائل في الفاصل الزمني المعين مسبقًا؟
2 ما هي خطوات إنشاء رسالة بريد إلكتروني؟
3 ماذا يحدث للرسالة عند حذفها من "علبة الوارد"؟
4 ما المعلومات التي يحتوي عليها رأس الرسالة؟
5 كيف تقرأ رسالة بريد إلكتروني؟
6 كيف تحفظ رسالة دون إرسالها حتى يتسنى لك إتمام الرسالة أو تحريرها فيما بعد؟
7 ما هي "علبة الوارد"؟
8 ما الذي يمكنك إدراجه في رسالة بريد إلكتروني ببرنامج Outlook؟
9 ما هي فائدة الخيار "معاينة تلقائية"؟
التمارين الشاملة
التمرين 1: يجب أن يرسل مدير التدريب في Adventure Works إعلان الفصل الدراسي الخاص ببرنامج Outlook 2002 للذين قاموا بالتسجيل للفصل الدراسي. يجب أن تحتوي الرسالة على تاريخ الفصل الدراسي وتوقيته ومكانه. استخدم تاريخ الفصل الدراسي لبرنامج Outlook وتوقيته ومكانه لتوفير هذه المعلومات. يجب أن يتم إرسال المقرر الدراسي كمرفق. يمكنك إيجاد المقرر الدراسي في المجلد Practice الخاص ببرنامج Outlook الموجود على القرص الثابت لديك.
قم بإرسال إعلان الفصل الدراسي مع المقرر - مع التمييز بعلامة - إلى شريكك وإلى عضو آخر بنفس الفصل الدراسي وإلى نفسك. عندما تتلقى الرسالة، قم بطباعة المقرر الدراسي.
التمرين 2: بعد إرسال إعلان الفصل الدراسي، اكتشفت أن مكان الفصل الدراسي قد تغير. قم بإعلام المستلمين بأن مكان الفصل الدراسي قد تغير. بعد استكمال هذه المهمة قم بحذف الرسالة.
التمرين 3: قم بإنشاء رسالة تصف فيها مزايا استخدام برنامج Outlook. استخدم شريط الأدوات "تنسيق" لإنشاء تنسيقات مرئية مثيرة للاهتمام. قم بتعيين علامة لطلب الرد خلال 10 أيام. قم بإرسال الرسالة.
التمرين 4: انقل الرسائل التي أرسلتها عن النزهة من المجلد "العناصر المرسلة" إلى المجلد "العناصر المحذوفة". قم بحذف الرسائل.
التمرين 5: يشكو زميلك في العمل من أن رسائله البريدية تتأخر لعدة دقائق قبل إرسالها، كما أنه يعاني بصفة متكررة من تأخر الرسائل المتلقاة. استخدم "تعليمات
Microsoft Outlook" لتوضيح أسباب التأخير في إرسال البريد وتلقيه. صف كيف يمكن حل هذه المشكلة.

المهتم .:. 2008-12-06

عنوان التعليق*:

اسم الكاتب*:

نص التعليق*: